Hinweisgeberkanal Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH

Theodor-Heuss-Str. 19/13

72762 Reutlingen

und

Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
E-Mail: info@kanzlei-leu.de

Die oben genannten Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberkanal erhobenen personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO.

2. Kategorien betroffener Personen

Über den Hinweisgeberkanal kann jede Person, die mit der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH in einem beruflichen Kontext steht, einen Missstand in unserer Organisation melden, einschließlich möglichem Fehlverhalten von Arbeitnehmern*innen.

Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über Betroffene und andere Personen enthalten. Infolgedessen werden drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet:

(a) Hinweisgebende Person, d.h. die Person, die eine Hinweismeldung abgegeben hat;

(b) Arbeitnehmer*innen der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH, die möglicherweise gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen haben;

3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung

Im Rahmen der Datenverarbeitung, werden die nachfolgenden Datenkategorien der unter Punkt 2 genannten Betroffenen verarbeitet:

(a) Hinweisgebende Person: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), Identität (z.B. Name) und Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über die hinweisgebende Person, werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Ihre angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.

(b) Arbeitnehmer*innen: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten.

(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.

4. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erhalten die durch uns verarbeiteten Daten der Arbeitnehmer*innen (b) und der weiteren Personen (c) aus der Hinweismeldung der hinweisgebenden Person (a). Je nach Einzelfall, kann unsere Organisation für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen, einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen, heranziehen.

5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

(a) Hinweisgebende Person: Die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

(b) Arbeitnehmer*innen: Ihre Daten werden auf der Grundlage des überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bekämpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verstößen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass ein*e Arbeitnehmer*in eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).

(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation wie bei Arbeitnehmern*innen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Aufbewahrung und Löschung der Daten

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

7. Datenübermittlungen an Dritte

Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umfang personenbezogene Daten an Dritte weiter.

Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse unserer Organisation.

8. Rechte der betroffenen Personen

Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin können hinweisgebende Personen die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Arbeitnehmer*innen sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E-Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.

Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von hinweisgebenden Personen zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisation oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können.

Betroffene Personen können die Rechte gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die Betroffenen haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

(a) Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH)

(b) Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH)

10. Datenschutzbeauftragter

Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:

Wilfried Lever